Interview de Gustave Burguet de Teetche : Surcharge administrative : comment Teetche automatise la gestion quotidienne

Bonjour Gustave, pour commencer, pouvez-vous vous présenter et nous expliquer comment est née Teetche à partir d’un constat très concret de surcharge administrative dans les organismes de formation ?

Teetche est née d’une expérience très concrète.

Pendant plusieurs années, avec Mathieu Chevalier, nous avons dirigé un organisme de formation. Cela nous a permis de nous confronter directement aux réalités du secteur : l’administratif omniprésent, la pression de la conformité, les audits, la coordination des équipes et la gestion des plannings entre formateurs et apprenants.

Nous avons rapidement constaté que la charge administrative prenait une place disproportionnée par rapport au cœur du métier : former et accompagner. Entre Qualiopi, les documents à produire, les suivis à assurer et les preuves à conserver, l’organisation devenait complexe et chronophage.

Plutôt que de subir cette complexité, nous avons développé notre propre système de gestion en interne. Un outil pour structurer nos process, centraliser nos documents, sécuriser la conformité et gérer l’amont des formations grâce à un CRM intégré.

En 2023, nous avons décidé de transformer cette solution issue du terrain en une plateforme pensée pour les petits organismes de formation et les formateurs indépendants.

C’est ainsi qu’est née Teetche.

Dans votre quotidien au contact des organismes de formation, quels sont les trois points de friction administratifs qui reviennent systématiquement et que vous avez cherché à automatiser en priorité avec Teetche ?

Trois points de friction reviennent en permanence.
Le premier concerne le parcours administratif d’une action de formation : analyse du besoin, conventions, convocations, test de positionnement, enquêtes à chaud, évaluations des acquis. Chaque étape génère des documents, des envois et des preuves à conserver. Sans outil structuré, cela devient vite chronophage et source d’erreurs.
Le deuxième point de friction touche à la conformité et à la traçabilité. Beaucoup d’organismes ont leurs éléments dispersés. Le jour d’un audit, retrouver la bonne version au bon moment devient un stress inutile.
Le troisième point de friction concerne la coordination entre les différents acteurs : administrateurs, formateurs et apprenants. La gestion des plannings, des émargements et des suivis crée souvent des allers-retours et des pertes d’information.
Avec Teetche, nous avons cherché à simplifier ces trois dimensions : structurer le parcours administratif, sécuriser la conformité et fluidifier la coordination.

Si l’on prend le cycle complet d’une action de formation, du premier lead jusqu’à la facturation et aux enquêtes à froid, pouvez-vous nous décrire concrètement comment Teetche réduit le temps passé sur l’administratif à chaque étape ?

Si l’on prend le cycle complet d’une action de formation, du premier lead jusqu’à la facturation et aux enquêtes à froid, Teetche relie toutes les étapes dans un seul flux cohérent.
Tout commence avec le catalogue public, véritable mini-site personnalisable, accessible en lien direct ou intégré dans un site existant. Les demandes sont automatiquement intégrées dans le CRM. La ou les personnes en charge peuvent alors gérer les échanges, réaliser l’analyse du besoin, générer le devis puis la convention, sans ressaisie.
Une fois l’inscription validée, le tableau de bord prend le relais. Il indique clairement, à chaque étape, les actions à effectuer : test de positionnement, enquêtes à chaud, évaluation des acquis, génération des certificats de réalisation et des attestations de formation, puis évaluation à froid. Chaque étape est guidée et un système de relance est intégré pour éviter les oublis.
Le tableau de bord permet également de suivre les émargements en cours et de fluidifier la coordination entre administrateurs, formateurs et apprenants, notamment dans la gestion des plannings.
Enfin, la facturation est directement liée à l’action de formation. Les données étant déjà structurées, il n’y a pas de double saisie, et les éléments nécessaires aux audits et au BPF sont automatiquement classés.
Concrètement, Teetche réduit le temps administratif en supprimant la ressaisie, la dispersion des documents et les relances manuelles. Le cycle complet devient lisible, structuré et pilotable en temps réel, tout en sécurisant la conformité Qualiopi à chaque étape du parcours.

La conformité Qualiopi est souvent vécue comme une contrainte lourde et chronophage. Comment avez-vous intégré les exigences du référentiel dans la plateforme pour que la ‘paperasse’ Qualiopi devienne quasiment un sous-produit naturel du suivi dans Teetche plutôt qu’un travail en plus ?

Nous sommes partis d’un principe simple : la conformité ne doit pas être un travail supplémentaire, mais la conséquence logique d’un suivi bien structuré.
Nous avons intégré les exigences du référentiel Qualiopi directement dans le déroulé naturel d’une action de formation. Lorsque les étapes clés sont réalisées, comme l’analyse du besoin, le test de positionnement, les enquêtes, les évaluations ou la génération des certificats, les éléments attendus au titre de la conformité sont produits en parallèle.
Chaque action génère une traçabilité complète avec la date, l’auteur, le document associé, la signature et les résultats. Les informations sont reliées aux indicateurs concernés, ce qui permet d’assurer un suivi clair et continu.
Un système d’alertes complète ce dispositif afin de maintenir la cohérence du parcours dans le temps.
L’objectif est que les exigences Qualiopi ne soient plus vécues comme une contrainte administrative isolée, mais comme un résultat naturel d’un processus organisé et maîtrisé. La conformité découle ainsi du fonctionnement quotidien de la plateforme.

Avez-vous un exemple client parlant où la mise en place de Teetche a vraiment changé la donne au quotidien : avant/après en termes de tâches manuelles, d’erreurs administratives, de suivi des apprenants ou de relation avec les financeurs ?

Oui, l’exemple d’Isabelle Annedouche, fondatrice de RÊV’L, est très parlant.
Avant Teetche, elle avait testé plusieurs outils sans trouver un environnement vraiment adapté à sa réalité de formatrice. La gestion des documents réglementaires et des obligations liées à Qualiopi représentait une vraie charge mentale.
Avec Teetche, elle parle surtout d’un gain en sérénité. Les étapes sont structurées, les documents se génèrent et s’envoient automatiquement, la signature électronique et les mails automatiques lui font gagner un temps précieux.
Mais au-delà du temps économisé, c’est la baisse de la charge mentale qui marque la différence. Elle ne se sent plus seule face à ses obligations, et peut se concentrer pleinement sur son métier.
Le véritable “avant / après”, selon elle, c’est le passage d’une gestion administrative pesante à un pilotage fluide, sans stress et maîtrisé.

Avec l’essor de l’IA, des catalogues en ligne et de la dématérialisation des signatures, à quoi ressemblera selon vous la gestion administrative d’un organisme de formation dans 5 ans, et comment Teetche se prépare à cette prochaine étape d’automatisation ?

Dans cinq ans, nous pouvons imaginer une gestion administrative encore plus assistée et automatisée.
Les catalogues connectés, la génération de devis à partir de données structurées ou la signature électronique sont déjà bien installés. La prochaine étape pourrait concerner les premiers échanges : qualification du besoin, collecte d’informations, préparation des dossiers. Des agents IA pourraient intervenir en amont pour fluidifier ces étapes.
L’IA pourra également aider à vérifier la complétude des dossiers, anticiper certaines échéances et fiabiliser les données.
Pour autant, la formation repose sur une relation de confiance entre plusieurs acteurs. L’analyse du besoin, l’accompagnement pédagogique et les décisions stratégiques resteront profondément humains.
Pour le moment, l’IA simplifiera surtout les tâches répétitives et améliorera la fluidité des échanges. L’humain restera au centre, mais mieux outillé.
Chez Teetche, nous préparons cette évolution en structurant le cadre : centralisation des données, traçabilité des actions et organisation claire du cycle de formation. L’IA ne sera réellement efficace que dans un environnement cohérent et bien défini.

Pour conclure, quel message aimeriez-vous adresser aux responsables de formation ou dirigeants d’OF qui se sentent débordés par l’administratif et hésitent encore à franchir le pas vers une solution tout-en-un comme Teetche ?

Digitaliser ne signifie pas complexifier. Une solution tout-en-un est là pour structurer et simplifier ce que vous faites déjà, pas pour ajouter une couche technique de plus.
Oui, il y aura un temps d’adaptation. C’est normal. Mais il est souvent plus court qu’on l’imagine, et il apporte rapidement plus de clarté et moins de stress au quotidien.
La surcharge administrative est une réalité pour beaucoup d’organismes. Quand on a l’impression de passer plus de temps sur des documents que sur la pédagogie, la frustration est légitime.
L’enjeu n’est pas seulement de gagner du temps. C’est de retrouver de la visibilité, de limiter les erreurs et de travailler plus sereinement face aux exigences réglementaires.
Le vrai cap à franchir est souvent organisationnel. Une fois passé, on se demande surtout pourquoi on ne l’a pas fait plus tôt.

Pour en savoir plus : https://teetche.com/