Tout savoir sur le nda formateur : démarches et enjeux pour les professionnels de la formation

Qu’est-ce que le nda formateur et à quoi sert-il ?

Comprendre le numéro de déclaration d’activité (NDA)

Le numéro de déclaration d’activité, souvent appelé NDA, est un identifiant officiel délivré par l’administration française aux professionnels qui souhaitent exercer une activité de formation professionnelle. Ce numéro est obligatoire pour tout formateur indépendant ou organisme de formation qui souhaite proposer des formations financées par des fonds publics ou mutualisés. Il s’agit d’une étape incontournable pour structurer son activité et être reconnu comme acteur légitime dans le secteur de la formation professionnelle.

Pourquoi le NDA est-il indispensable pour les professionnels de la formation ?

Obtenir un NDA permet d’officialiser la déclaration d’activité auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). Ce numéro est exigé pour établir des conventions de formation, émettre des factures exonérées de TVA sous certaines conditions, et figurer sur la liste des organismes de formation référencés. Sans NDA, il est impossible de répondre aux exigences du code du travail en matière de formation professionnelle, ni de justifier la conformité de son activité lors d’un contrôle.

• Le NDA atteste que le formateur ou l’organisme respecte les obligations légales et pédagogiques.
• Il facilite l’accès aux financements publics ou mutualisés pour les clients.
• Il permet de rassurer les entreprises et les apprenants sur la qualité et la légalité des formations proposées.

À qui s’adresse la déclaration d’activité ?

La déclaration d’activité concerne tout professionnel qui réalise une première convention de formation ou facture une première prestation de formation professionnelle. Cela inclut :

• Les formateurs indépendants souhaitant développer leur activité formation.
• Les organismes de formation, quelle que soit leur taille.
• Les structures qui souhaitent être reconnues comme organismes de formation auprès des financeurs et des entreprises.

Pour ceux qui souhaitent aller plus loin dans la recherche d’organismes ou d’entreprises d’insertion, il existe des ressources utiles pour trouver une liste d’entreprises d’insertion et booster son parcours professionnel.

Les enjeux du NDA pour la crédibilité et le développement

Le NDA n’est pas qu’une simple formalité administrative. Il conditionne la possibilité de développer une activité de formation professionnelle durable et crédible. Il est également indispensable pour répondre à certaines obligations, comme le dépôt du bilan pédagogique et financier, ou l’accès à l’exonération de TVA sous conditions. Enfin, il permet d’intégrer la liste des organismes formation consultée par les entreprises et les financeurs.

Les conditions pour obtenir un nda formateur

Les critères essentiels pour accéder au numéro de déclaration d’activité

Pour obtenir un numéro de déclaration d’activité (nda) en tant que formateur indépendant ou organisme de formation, il est indispensable de répondre à plusieurs conditions définies par le Code du travail. Ces critères garantissent la qualité et la légalité de l’activité de formation professionnelle.

• Première convention ou contrat de formation : Il faut avoir signé une première convention de formation ou un contrat avec un client, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier. Ce document prouve le démarrage effectif de l’activité formation.
• Statut juridique : Le formateur ou l’organisme doit disposer d’un numéro SIREN valide, attestant de l’existence légale de la structure.
• Casier judiciaire : Un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) vierge est exigé pour prouver l’honorabilité du demandeur.
• Objectif professionnel : L’activité doit s’inscrire dans le champ de la formation professionnelle continue, avec des actions visant à développer les compétences des bénéficiaires.
• Respect des obligations fiscales : L’organisme doit être à jour de ses obligations fiscales et sociales, condition vérifiée lors de l’enregistrement du dossier.

Documents à fournir pour constituer un dossier solide

La constitution du dossier de déclaration d’activité est une étape clé pour éviter tout refus. Voici les principaux documents à préparer :

• Copie de la première convention de formation ou du contrat signé
• Justificatif d’immatriculation (numéro SIREN)
• Extrait de casier judiciaire
• Programme détaillé de la formation proposée
• Pièce d’identité du représentant légal
• Statuts de l’organisme, si applicable

Cas particuliers et exonérations

Certaines activités ou organismes peuvent bénéficier d’une exonération de TVA, sous conditions. Il est important de se renseigner sur les critères spécifiques liés à l’exonération TVA pour les organismes formation. De plus, la déclaration d’activité n’est pas obligatoire pour toutes les formations, notamment celles qui ne relèvent pas de la formation professionnelle continue. Pour aller plus loin et découvrir comment identifier les structures pertinentes dans le secteur, consultez cette liste des organismes et entreprises d’insertion qui peut enrichir votre démarche professionnelle.

Rôle de la DREETS dans l’enregistrement

La DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) est l’organisme compétent pour instruire votre dossier. Elle vérifie la conformité des documents et la réalité de l’activité formation. En cas de dossier incomplet ou non conforme, un refus d’enregistrement peut être prononcé, retardant l’obtention du numéro d’activité nda. En respectant ces conditions et en préparant soigneusement votre dossier, vous maximisez vos chances d’obtenir rapidement votre numéro de déclaration d’activité, indispensable pour exercer légalement dans la formation professionnelle.

Étapes clés pour déposer une demande de nda formateur

Préparer son dossier de déclaration d’activité

Pour obtenir un numéro de déclaration d’activité (nda) en tant que formateur indépendant ou organisme de formation, il est essentiel de constituer un dossier solide. Ce dossier doit démontrer la réalité de votre activité de formation professionnelle et répondre aux exigences du code du travail. Voici les éléments clés à réunir :

• Un extrait Kbis ou un numéro SIREN/SIRET, attestant de l’existence légale de votre structure ou de votre activité indépendante
• La première convention de formation ou le premier contrat signé avec un client, preuve concrète de l’exercice d’une activité de formation
• Un programme détaillé de la formation, précisant les objectifs, les compétences visées et les modalités pédagogiques
• Une copie du casier judiciaire (bulletin n°3), pour vérifier l’absence d’interdiction d’exercer
• Le formulaire Cerfa de déclaration d’activité, dûment complété et signé
• Tout document justifiant de l’exonération de TVA, si applicable

Soumettre sa demande auprès de la DREETS

Une fois le dossier complet, il doit être transmis à la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) du lieu d’exercice de l’activité. L’enregistrement est obligatoire dans les trois mois suivant la signature de la première convention formation. La DREETS vérifie la conformité des documents et peut demander des pièces complémentaires si nécessaire.

Points de vigilance lors de l’enregistrement

Certaines erreurs peuvent entraîner un refus ou un retard dans l’obtention du numéro d’activité. Il est donc important de :

• Vérifier que la première convention formation respecte les mentions obligatoires (objectifs, durée, modalités de financement…)
• Joindre tous les justificatifs demandés, notamment ceux relatifs à l’exonération de TVA si vous en bénéficiez
• S’assurer que l’activité formation est bien distincte d’autres activités professionnelles

Pour structurer efficacement votre dossier et organiser vos documents, consultez ce guide pratique pour organiser vos formations.

Après la demande : suivi et réception du numéro

Si le dossier est accepté, la DREETS attribue un numéro de déclaration d’activité, à mentionner sur tous les documents officiels liés à la formation (conventions, factures, bilans pédagogiques et financiers). Ce numéro atteste de la légalité de votre activité de formation professionnelle et vous permet de figurer sur la liste des organismes formation reconnus.

Les erreurs fréquentes lors de la demande de nda formateur

Pièges administratifs et oublis courants

Obtenir un numéro de déclaration d’activité (nda) en tant que formateur indépendant ou organisme formation peut sembler simple, mais plusieurs erreurs reviennent souvent lors du dépôt du dossier. Ces oublis ou imprécisions entraînent fréquemment un refus ou un retard d’enregistrement par la DREETS.

• Documents incomplets ou non conformes : l’absence d’une pièce justificative, comme la première convention formation signée ou le bilan pédagogique et financier, bloque la procédure. Il est aussi fréquent d’oublier le justificatif d’immatriculation (numéro SIREN) ou un extrait de casier judiciaire.
• Erreur sur la nature de l’activité : certains candidats confondent la déclaration d’activité avec l’enregistrement d’un organisme formation. Il faut bien distinguer la déclaration d’activité nda, obligatoire pour toute activité formation professionnelle, de la simple création d’entreprise.
• Non-respect des délais : la déclaration doit être faite dans les trois mois suivant la signature de la première convention formation. Un retard peut entraîner un refus ou l’obligation de recommencer la procédure.
• Mauvaise identification du code du travail : ne pas se référer aux bons articles du code du travail peut conduire à une déclaration incomplète, notamment sur les obligations pédagogiques et financières.
• Oubli de la demande d’exonération de TVA : certains formateurs oublient de joindre la demande d’exonération tva, pourtant essentielle pour l’activité formation professionnelle.

Confusion sur les statuts et les compétences

Beaucoup de professionnels hésitent sur leur statut : formateur indépendant, organisme formation, ou autre. Cette hésitation se traduit par une déclaration imprécise, ce qui peut entraîner une demande de compléments ou un refus. Il est donc essentiel de bien définir son activité, ses compétences, et de vérifier la liste des organismes formation pour s’assurer d’être en conformité.

Conseils pour éviter les refus

• Vérifier systématiquement la liste des documents à fournir avant l’envoi du dossier.
• Relire attentivement la convention formation et s’assurer qu’elle respecte les exigences légales.
• Anticiper la préparation du bilan pédagogique et financier, même pour une première déclaration.
• Consulter les textes officiels du code du travail pour chaque étape de la déclaration d’activité.

En évitant ces erreurs, la démarche d’obtention du numéro de formateur ou du numéro d’activité formation sera plus fluide et rapide, renforçant la crédibilité professionnelle dès le début de l’activité.

L’impact du nda formateur sur la crédibilité et le développement de l’activité

Renforcer la crédibilité auprès des clients et partenaires

Obtenir un numéro de déclaration d’activité (nda) est un véritable gage de sérieux pour tout formateur indépendant ou organisme de formation. Ce numéro, délivré par la DREETS après l’enregistrement du dossier, atteste que l’activité de formation respecte le cadre réglementaire du code du travail. Les clients, qu’il s’agisse d’entreprises ou de particuliers, accordent plus facilement leur confiance à un professionnel disposant d’un numéro d’activité officiel. Cela facilite la signature de conventions de formation et l’accès à des marchés plus importants.

Accès aux financements et reconnaissance professionnelle

Le nda ouvre la porte à la prise en charge financière des formations par les organismes financeurs (OPCO, Pôle emploi, etc.). Sans ce numéro, il est impossible pour un organisme de formation ou un formateur indépendant de proposer des formations éligibles au financement. Cela limite fortement le développement de l’activité. De plus, figurer sur la liste officielle des organismes formation renforce la visibilité et la reconnaissance professionnelle.

Développement de l’activité et obligations associées

L’obtention du nda n’est pas une simple formalité administrative. Elle implique de respecter des obligations, comme la rédaction d’une première convention formation, la tenue d’un bilan pédagogique et financier annuel, et la conservation des documents justificatifs. Ces démarches structurent l’activité formation et contribuent à son professionnalisme. Elles permettent aussi de répondre aux exigences des clients et des partenaires institutionnels.

• Le numéro de déclaration d’activité est indispensable pour la crédibilité et le développement de l’activité formation.
• Il conditionne l’accès aux financements publics et privés.
• Il impose des obligations administratives et pédagogiques qui renforcent la qualité des prestations.

Conséquences en cas de refus ou de non-respect des obligations

Un refus d’enregistrement du dossier ou le non-respect des obligations (bilan pédagogique, documents, etc.) peut entraîner la suspension ou la suppression du numéro d’activité. Cela impacte directement la possibilité d’exercer légalement l’activité de formation professionnelle. Il est donc essentiel de bien préparer sa déclaration d’activité et de suivre régulièrement les mises à jour réglementaires.

Mise à jour et obligations après l’obtention du nda formateur

Obligations administratives et suivi après l’obtention du numéro

Après l’obtention du numéro de déclaration d’activité (nda), le formateur indépendant ou l’organisme de formation doit respecter plusieurs obligations pour maintenir la validité de son enregistrement auprès de la Dreets. Ce suivi administratif est essentiel pour garantir la conformité de l’activité formation avec le Code du travail.

• Bilan pédagogique et financier (BPF) : chaque année, il est obligatoire de transmettre un bilan pédagogique et financier. Ce document permet de justifier les actions de formation réalisées, le nombre de stagiaires, ainsi que les ressources mobilisées. L’absence de dépôt du BPF peut entraîner la radiation du numéro d’activité.
• Mise à jour des informations : tout changement concernant la structure (adresse, statut juridique, numéro Siren, responsables, etc.) doit être signalé rapidement à la Dreets. Un dossier incomplet ou non actualisé peut conduire à un refus de renouvellement ou à une suspension du numéro formateur.
• Respect des conventions et contrats : chaque action de formation doit faire l’objet d’une convention formation ou d’un contrat, selon la situation. Ces documents sont essentiels pour prouver la réalité de l’activité formation et sont exigés lors des contrôles.
• Tenue d’un registre des formations : il est recommandé de conserver la liste des organismes clients, des conventions signées, ainsi que tous les documents relatifs à la déclaration d’activité. Cela facilite la gestion du dossier en cas de contrôle ou de demande d’exonération de TVA.
• Contrôle du casier judiciaire : le formateur ou les dirigeants d’organismes formation doivent présenter un casier judiciaire vierge pour certaines activités, notamment en lien avec la formation professionnelle.

Risques en cas de non-respect et conseils pratiques

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, comme la suspension ou la suppression du numéro d’activité, voire des poursuites pour exercice illégal de l’activité formation. Il est donc essentiel de bien s’informer sur les démarches à suivre dès la première convention signée et de tenir à jour tous les documents justificatifs. Pour les organismes formation ou les formateurs indépendants, la rigueur administrative est un gage de professionnalisme et de crédibilité auprès des clients et partenaires. La déclaration d’activité n’est pas une simple formalité : elle engage la responsabilité professionnelle sur le long terme et conditionne l’accès à certains avantages, comme l’exonération de TVA ou l’inscription sur la liste des organismes référencés. En résumé, l’obtention du nda n’est qu’une étape. Le maintien de l’activité nda repose sur un suivi régulier, une gestion rigoureuse des dossiers et une veille constante sur les évolutions réglementaires en matière de formation professionnelle.